Privacyverklaring

Het lokaal bestuur Anzegem hecht groot belang aan de bescherming van je persoonsgegevens en je privacy. Het bestuur gaat op een veilige en confidentiële wijze om met de verwerking van je persoonsgegevens en respecteert hierbij de vigerende wetgeving inzake gegevensbescherming.

Deze privacyverklaring informeert je over wat het bestuur doet met de persoonsgegevens die zij verzamelt en je rechten inzake gegevensbescherming. Deze privacyverklaring geeft weer met welk(e) doel(en) persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerkingsactiviteiten de persoonsgegevens ondergaan en welke rechten je als betrokkene kunt uitoefenen.

Datum van de laatste update: 13 juni 2024

Identificatie

“Anzegem” of “wij”: de gemeentelijke bestuursdiensten van de gemeente en OCMW Anzegem, beide met hoofdzetel Heirbaan 73 - 8570 Anzegem, die eveneens de verantwoordelijken zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
“Gebruiker” of “je”: elke natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstelling van wie gegevens worden verwerkt

Terminologie

“Persoonsgegevens”: Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee het gemeentebestuur en het Sociaal Huis je rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen identificeren. Met je naam of rijksregisternummer weten we (rechtstreeks) wie jij bent, maar ook met de combinatie van gegevens zoals adres, nummerplaat, leeftijd en geslacht kunnen we je (onrechtstreeks) identificeren. Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op verschillende manieren aan jou kunnen koppelen, zoals je emailadres, je telefoonnummer en zelfs je IP-adres (internetadres van je computer).
“Verwerken”: een bewerking of een geheel van bewerkingen op persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, zoals bv. het verzamelen, structureren, bewaren, raadplegen, bijwerken, gebruiken, combineren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
“Verwerkingsverantwoordelijke”: Een verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking bepaalt. Met andere woorden: de verwerkingsverantwoordelijke bepaalt waarom (doel) er persoonsgegevens verwerkt worden en hoe (met welke middelen) dat gebeurt.
“Verwerker”: Waar de verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt, is de verwerker een externe partij die de verwerking uitvoert. Extern betekent ook echt extern, dus dit is niet een werknemer van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker krijgt opdracht om voor het doel dat door de verwerkingsverantwoordelijke bepaald is, persoonsgegevens te verwerken.
“Betrokkene”: Een betrokkene is een natuurlijke persoon van wie de persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden en aan wie de gegevens gelinkt kunnen worden.
“Cookie”: kleine tekstbestanden die een website op jouw computer of mobiel toestel opslaat op het moment dat je de website bezoekt.

Het beheer van jouw persoonsgegevens verloopt overeenkomstig de geldende regelgeving zoals voorzien in de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (=AVG) en de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (=Wbp). Anzegem past dit toe op zowel geïnformatiseerde als manuele gegevensverwerking.

We vragen je deze privacyverklaring zorgvuldig door te nemen vooraleer je gebruik maakt van onze dienstverlening (fysiek of digitaal) en je persoonsgegevens doorgeeft aan Anzegem.

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten. Anzegem behoudt zich bijgevolg het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te kunnen aanpassen, mits je hiervan op de hoogte wordt gesteld via deze website.

Ben je minderjarig (jonger dan 16 jaar)?

Ben je jonger dan 16 jaar, dan moedigen wij je aan, vooraleer je persoonsgegevens aan Anzegem meedeelt bij het bezoek van onze website en/of bij het bezoek aan onze kantoren, om:

deze privacyverklaring samen met jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger aandachtig te lezen.
de toestemming van jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger te vragen voor jouw (online) activiteiten op onze website en wanneer je een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan jouw ouders en wettelijke vertegenwoordigers om:

betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op onze website en/of de aangeboden diensten of producten.
expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan Anzegem.
expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten.

Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?

We verwerken je persoonsgegevens om een dienst te verlenen die je bij ons aanvraagt. Het is ook mogelijk dat de overheid een regeling uitwerkt waarbij Anzegem je een voor- of nadeel toekent zonder dat je daarvoor zelf een actie onderneemt. We moeten je persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of je voor dat voordeel (bijvoorbeeld: een premie) in aanmerking komt of dat wij je een nadeel (bijvoorbeeld: een boete) moeten opleggen.

Met behulp van gegevensverwerkende programma’s en -methoden van het bestuur worden inventarissen opgemaakt, beleidsmaatregelen uitgevoerd, informatie doorgegeven aan het beleid, aan de eigen diensten en andere overheden, inspectiediensten en burgers. Dit om de dienstverlening zo goed mogelijk te verzekeren..

Je persoonsgegevens worden op volgende manieren verzameld en verwerkt:

het bestuur vraagt persoonsgegevens bij je op;
het bestuur raadpleegt bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals het rijksregister, de kruispuntbank sociale zekerheid, de dienst inschrijving voertuigen, patrimoniumdocumentatie, …
het bestuur ontvangt je persoonsgegevens van andere overheidsinstanties, zorginstellingen, … in het kader van je aanvraag.

Volgend persoonsgegevens kunnen daarbij door ons verwerkt worden:

identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoon- en gsmnummer, email, rijksregisternummer, identiteitskaartnummer;
persoonlijke kenmerken: leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssituatie (samenstelling van het gezin);
elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, cookies, gebruiksnamen, elektronische identificatie- en authenticatiegegevens (eID);
medische gegevens: aandoeningen, allergieën;
financiële en transactiegegevens: bankrekeningnummers, betalingen;
patrimoniuminformatie (kadastergegevens): eigenaarsgegevens;
geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.

De gegevens worden gebruikt voor verschillende verwerkingsdoeleinden met variabele bewaringstermijnen. De voornaamste vind je in volgende tabel:

Bekijk de tabel (pdf)

Wij verwerken jouw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben.

In hoofdzaak verwerkt het bestuur persoonsgegevens in het kader van een wettelijke opdracht, om onze taken van algemeen belang of een opdracht van openbaar gezag te vervullen, op basis van een contractuele verbintenis, om de vitale belangen van een natuurlijk persoon te beschermen of in uitzonderlijke gevallen voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.

In alle andere gevallen zullen we je vragen om toestemming te geven voor het verwerken van je gegevens. Dit is onder andere het geval voor:

het gebruik van cookies op de website;
het gebruik van je contactgegevens voor nieuwsbrieven waarvoor je inschrijft;
het verwerken van gerichte foto’s en video’s (close-ups, portretten).
We delen jouw gegevens enkel met instanties mits expliciete toestemming van de betrokkene of als regelgeving ons daartoe verplicht.

Je gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door de medewerkers van het bestuur. De medewerkers hebben toegang tot je persoonsgegevens, voor zover zij dit nodig hebben in de uitvoering van hun taken.

We zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen aan derden. Het doorgeven van je persoonsgegevens doen we alleen als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of als je ons op voorhand toestemming verleend hebt. Deze toestemming kan steeds ingetrokken worden.

Het bestuur kan je persoonsgegevens echter toch vrijgeven. Dit gebeurt enkel:

wanneer wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces;
op vraag van wethandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden;
wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen;
in verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten.

Het is ook mogelijk dat we voor bepaalde diensten beroep doen op derden om je persoonsgegevens te verwerken. Deze derden zijn verwerkers die in opdracht van het bestuur persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is er een verwerkingsovereenkomst met hen afgesloten. Deze derden zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op het bestuur.

Het bestuur verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de EU.

Machtigingen en protocollen voor het opvragen en uitwisselen van persoonsgegevens

Voor de toegang tot persoonsgegevens en de uitwisseling van persoonsgegevens tussen diverse bevoegde instanties heeft Anzegem een algemene/individuele machtiging of een protocol (tussen overheden) nodig.

Het lokaal bestuur Anzegem beschikt over volgende machtigingen:

Beraadslaging houdende de eenmalige machtiging om de gemeenten toegang te verlenen tot het reportorium van de DIV voor de identificatie van personen die door het gebruik van een voertuig, parkeerretributie, - belasting of parkeergeld schuldig zijn - Herziening van de beraadslaging FO n° 05/2015 van 19 maart 2015 (AF-AM-2015-099)
Beraadslaging RR NR 28/2009 van 18 mei 2009 - Aanvraag van Bibnet ten behoeve van de Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel om toegang te bekomen tot de informatiegegevens van het Rijksregister voor identificatie en beheer van hun leden (RN/MA/2009/013)
Beraadslaging NR. 20/009 van 15 mei 2020 met betrekking de mededeling van bepaalde persoonsgegevens door de algemene administratie van de patrimoniumdocumentatie van de federale overheidsdienst financiën aan de Vlaamse steden en gemeenten in het kader van de toepassing van diverse bepalingen onder de Vlaamse reglementering door steden en gemeenten.
Beraadslaging RR NR. 13/2013 van 13 februari 2013 - Aanvraag van de VVSG ten behoeve van de gemeenten om toegang te krijgen tot informatiegegevens van het rijksregister met het oog op de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken (RN-MA-2012-319)
Verbintenis tot instemming met de voorwaarden van de algemene machtiging om via elektronische weg de persoonsgegevens te ontvangen van de DIV voor de identificatie en de bestraffing van overtreders van gemeentelijke reglementen of verordeningen en dit volgens de voorwaarden geformuleerd in de beraadslaging FO nr. 18/2015 van 28 mei 2015 en beraadslaging FO 21/005 van 4 mei 2021

Het lokaal bestuur Anzegem heeft verder volgende protocollen afgesloten:

Algemene protocollen onderwijs GDPR OVSG. Meer informatie en de huidige afgesloten protocollen vindt u terug op deze website
Protocolakkoord met de procureur des Konings voor de afhandeling van de gemeentelijke administratieve sancties in geval van gemengde inbreuken
Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Lokaal Bestuur Anzegem naar DCJM in het kader van onderzoeksbevraging rond de gratis vrijwillligersverzekering
Protocol VHT 'Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT) Oekraïne'
Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Woonmaatschappij VIVUS naar OCMW Anzegem in het kader van de begeleiding van huurders en kandidaat-huurders en in het kader van het opzeggen van de huurovereenkomst tussen de huurder en Woonmaatschappij VIVUS (ondertekend protocol wordt nog toegevoegd)
De Joint Controller Overeenkomst 'T PACT, bijlage van de partnerschapsovereenkomst, betreffende de verwerkingsactiviteiten die de partijen uitvoeren in het kader van een Lokaal Partnerschap

Foto en video

Binnen de werking van onze diensten kunnen we foto’s of opnames maken waarop ook bezoekers of gebruikers van onze dienstverlening te zien zijn (bv. deelnemers aan evenementen die uitgaan van het lokaal bestuur, …). We maken hier een duidelijk onderscheid tussen niet-gerichte en gerichte beelden:

Niet-gerichte beelden hebben niet de bedoeling om één of enkele personen duidelijk in beeld te brengen, maar schetsen eerder een algemeen sfeerbeeld. Het lokaal bestuur Anzegem kan deze beelden gebruiken voor didactische, opleidings- en/of promotionele doeleinden, zowel in gedrukte media als op digitale media.
Bij gerichte beelden gaat het om individuele afbeeldingen of afbeeldingen waarin één of enkele personen tijdens een groepsactiviteit worden uitgelicht of een afbeelding waarvoor wordt geposeerd. Voor het gebruik van dergelijke beelden zal telkens uitdrukkelijk toestemming gevraagd worden aan betrokkene en aangeduid worden voor welke kanalen de foto(‘s) gebruikt zullen worden. Je kan deze toestemming ook steeds intrekken.

Audio(visuele) opnames van vergaderingen

Vergaderingen van de gemeenteraad, van de raad voor maatschappelijk welzijn en van hun commissies hebben hoofdzakelijk een openbaar karakter. De audio- of audiovisuele opnames van deze vergaderingen kunnen ook persoonsgegevens van burgers-/externe deelnemers verwerken.
Dit kan (bv.) het geval zijn door vermelding van persoonsgegevens van burgers door raadsleden tijdens de openbare zitting waarvan aldus een audio- of audiovisuele opname wordt gemaakt of eventuele tussenkomsten van burgers-/externe deelnemers aan deze openbare zitting.

In het kader van een transparant bestuur publiceert het lokaal bestuur Anzegem deze opnames op de gemeentelijke website en kan de vergadering ook live uitgezonden worden. Niet-mandatarissen die niet herkenbaar in beeld of geluid wensen te komen, maken dit bij voorkeur vooraf kenbaar. Verzoeken achteraf om niet herkenbaar in beeld of geluid te komen, worden beoordeeld door het bevoegde orgaan (college van burgemeester en schepenen of vast bureau) op basis van de proportionaliteit en de technische mogelijkheden.

De rechten en wijze waarop je jouw rechten als gebruiker kan uitoefenen

De rechten

Als betrokkene heb je overeenkomstig artikel 7.3 en artikel 13 tot en met 22 van de AVG, na schriftelijk verzoek zoals hierna vermeld, het recht om:

jouw toestemming tot gegevensverwerking te allen tijde in te trekken.
Het intrekken van jouw toestemming heeft evenwel geen impact op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde vóór de intrekking van jouw toestemming.
inzage te verkrijgen in jouw persoonsgegevens of er een kopie van te verkrijgen.
jouw onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of jouw onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen.
jouw persoonsgegevens te laten wissen, voor zover de verwerking niet nodig is voor de nakoming van een wettelijke of reglementaire verplichting, de vervulling van onze taak van algemeen belang, de instelling en uitoefening van een rechtsvordering of met het oog op de archivering.
de beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te verkrijgen.
de overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens te verkrijgen, zodat jouw persoonsgegevens naar jou of naar een door jou genoemde organisatie worden doorgezonden, indien dit technisch mogelijk is en de verwerking berust op jouw toestemming of de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht en voor zover de verwerking niet nodig is voor de vervulling van onze taak van algemeen belang.
bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens ten behoeve van profilering of direct marketing of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.

Let wel, de gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

De uitoefeningswijze

Om deze vermelde rechten te kunnen uitoefenen, vragen wij je een schriftelijk verzoek in te dienen bij Anzegem door ons een gedateerde en ondertekend brief te sturen naar het hoger vermelde adres ter attentie van de functionaris gegevensbescherming of door een e-mail te sturen naar IVC@anzegem.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, vragen wij je om een (kopie van een) identiteitsbewijs mee te sturen met het verzoek. Maak in deze kopie persoonsgegevens die niet strikt noodzakelijk zijn voor jouw verzoek of die je niet met ons wenst te delen op dat moment, zwart. Vermeld in elk geval uw woonadres.

Na ontvangst van jouw verzoek reageren wij zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Van dergelijke verlenging stellen we je in kennis.

De uitoefening van de vermelde rechten is kosteloos. Toch behouden wij ons het recht voor om je een redelijke vergoeding aan te rekenen voor de administratieve kosten die gepaard kunnen gaan met het verstrekken van de door jou gevraagde informatie of het treffen van de door jou gevraagde maatregelen.

Ben je ontevreden met de behandeling van jouw verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Vlaamse Toezichtcommissie (de gegevensbeschermingsautoriteit bevoegd voor Vlaamse overheden/instanties) kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure: https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure .

De Gegevensbeschermingsautoriteit (eerder bevoegd voor de private sector en telecombedrijven) kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties .

De maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen

De maatregelen die wij hanteren

Anzegem neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen en om een optimaal beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Zo troffen we onder meer volgende maatregelen (niet limitatief):

de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming, die ingeval van vragen of problemen kan worden gecontacteerd via email op het adres IVC@anzegem.be;
het alleen toekennen van toegang tot bepaalde van jou verkregen persoonsgegevens aan bepaalde personen die de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie. Alle personen die namens het bestuur kennis kunnen nemen van je persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding/discretieplicht daarvan en zijn bovendien geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten.
het op regelmatige tijdstippen testen, evalueren en bijsturen van de doeltreffendheid van onze veiligheidsmaatregelen.
het afdwingen van garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, ingeval van onderaannemers die in opdracht van Anzegem persoonsgegevens verwerken.
het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling voorafgaand aan de verwerking van persoonsgegevens waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt die een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n).
het melden van een inbreuk en andere belangrijke info aan de toezichthoudende autoriteit en in voorkomend geval aan de betrokkene(n), indien het een inbreuk in verband met persoonsgegevens betreft die een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene(n);
het desgevraagd samenwerken met de toezichthoudende autoriteiten en het raadplegen van de toezichthoudende autoriteiten bij het vervullen van onze taken.
we hanteren een gebruikersnaam en een wachtwoordbeleid op al onze systemen;
de servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware;
we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

De maatregelen die wij van jou vragen

Hoewel wij alle mogelijke inspanningen doen om jouw persoonsgegevens te beschermen, is een effectieve bescherming enkel mogelijk indien je zelf ook de nodige maatregelen neemt.

Wij vragen je bijgevolg om :

volledige en accurate informatie aan ons te verstrekken.
de nodige zorg te dragen voor de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens en eventuele gebruikersgegevens (zoals gebruikersnaam en paswoord). Deze zijn immers strikt persoonlijk en niet-overdraagbaar.

Privacyverklaring Mijn Burgerprofiel

Mijn Burgerprofiel is een toepassing die werd ontwikkeld en wordt beheerd door Digitaal Vlaanderen. Dit is een intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid.

De opzet van Mijn Burgerprofiel is om bestaande informatie die de overheid over je heeft, te tonen op een eenvoudige manier. Door deze informatie voor je te bundelen zet de Vlaamse overheid in op een transparante en overzichtelijke overheid, dit over de verschillende overheidsniveaus heen. Hiervoor is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken, waardoor de wetgeving inzake verwerking van persoonsgegevens (zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort AVG of GDPR)) van toepassing is. Persoonsgegevens zijn gegevens die toelaten je te identificeren, of een band te leggen met jou als natuurlijke persoon. De volledige privacyverklaring van Mijn Burgerprofiel vind je hier.

Vragen en of opmerkingen

Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebben, dan kan je steeds contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) voor Anzegem, T 056 69 44 56 | IVC@anzegem.be

Cookieverklaring

Cookies worden gebruikt om de functionaliteit en de gebruikservaring van een website te optimaliseren.
De cookies worden niet aan derden door gegeven.

Alle informatie betreft de gebruikte cookies en ons cookiebeleid vind je hier.